Aktuelles

tract Newsletter 1 – 2020

Wir sind auch in Zeiten der Pandemie zu 100% für Sie da. Unseren Mitarbeitern haben wir die Home-Offices mit hochwertigen IT-Arbeitsplätzen ausgestattet. Aktuell vermeiden wir möglichst Geschäftsreisen und nutzen unsere digitalen Fähigkeiten für sichere remote Dienstleistungen und für die Abstimmung mit Kunden. Das Vertragsmanagement Training, welches für Ende April in München geplant war, werden wir voraussichtlich Ende Juni durchführen.

Auch viele Mitarbeiter unserer Kunden arbeiten jetzt im Home-Office und sind froh, dass sie den Vertragsmanagement-Prozess in den letzten Jahren digitalisiert haben.

Das Feedback unserer Kunden zu den neuen, im letzten Jahr vorgestellten, Erweiterungsmodulen ist hervorragend. Zahlreiche neue Kunden haben sich für uns und für Spider Contract entschieden.

Die tract GmbH hat einen Umsatzsprung von über 40% realisiert und den Ertrag entsprechend gesteigert. Für Sie investieren wir weiter in neue Produkte und Services. Deswegen erweitern wir unser Team in Hamburg ab April.

Frisch überarbeitet sind die Webseiten www.tract.de und www.spider-contract.de mit allen Informationen zu Software, Services und Terminen. Ab Anfang April werden beide Webseiten zusätzlich englischsprachige Informationen enthalten.

Die Planungen für den Contractday 2020 haben begonnen. Den voraussichtlichen Termin und weitere Informationen finden Sie unter www.tract.de/aktuelles .

Eine wichtige Information für alle Kunden mit Spider Contract 6.3.: Der technische Support durch den Hersteller endet am 30. Juni 2020. Dafür haben wir für Sie im Mai und Juni limitierte Kapazitäten reserviert, um Ihr System zu modernisieren.

Nutzen Sie die aktuelle Situation als Chance, um Vertragsmanagement-Prozesse weiter zu digitalisieren und vorhandene Systeme zu modernisieren. Wir sind für Sie da.

Ihnen wünschen wir, dass Sie gut durch diese Zeit kommen!

Thomas Hübner          Dr. Angela Schremmer

Tract GmbH

Contractday 2020

Der nächste Contractday ist für den 5. und 6 November 2020 geplant. Die jährliche Kundenveranstaltung wird wieder in Hamburg stattfinden. Diese Inhalte bereiten wir für Sie vor:
Contract Analytics – Einsatz von künstlicher Intelligenz im Vertragsmanagement
E-Procurement und Vertragsmanagement als integrierter Prozess
Vertragsarchivierung: Gesetzliche Anforderungen und Technologie
Vorstellung von zwei Kundenprojekten
Spider Contract 6.5 und die neuen Funktionen

NEU tract Super Search für Spider Contract
Suchkomfort für Vertragsdaten

Die tract Super Search ist eine umfangreiche Suchfunktion innerhalb der Vertragsdaten und Vertragsdokumente. Das Besondere ist, dass die Super Search die Rollen und Rechte in der Spider Contract-tract Edition berücksichtigt.
Die tract Edition für Spider Contract ist die technische Voraussetzung für dieses Erweiterungsmodul.
Beispiel: Ein Anwender sucht nach dem Begriff „Spider“. Als Trefferliste kommt:

  • Ein Link zum Spider Rahmenvertrag
  • Ein Link zum Spider Lizenzvertrag
  • Ein Link zum Spider Wartungsvertrag
  • Ein Link zum Vertragspartner Spider LCM GmbH
  • Mehrere Links zu durchsuchbaren Dokumenten, in denen das Wort „Spider“ vorkommt

Wichtig: Der Anwender bekommt keinen Link zu Verträgen, in denen das Wort „Spider“ vorkommt, für die er keine Berechtigung besitzt.
Super Search verbessert den Bedienkomfort von Spider Contract erheblich. Vertragsdaten werden schnell und übersichtlich gefunden. Die Vertraulichkeit bleibt erhalten.

*Digitale Signaturen sind Services, die im Hintergrund einen zertifizierten Dienstleister benötigen. Wir haben aus Gründen der Datensicherheit den Europäischen Anbieter Signaturit ausgewählt, der europäischen Datenschutzanforderungen genügt. Signaturit ist ein Unternehmen mit dem Hauptsitz in Barcelona. Durch die Nutzung von digitalen Signaturen entstehen zusätzliche Kosten. Diese Kosten werden im Regelfall durch wegfallende Kosten für Porto und Versand-Handling, vermiedenen Medienbruch und eine höhere Geschwindigkeit überkompensiert.

NEU tract Digitale Signatur für Spider Contract Schnelle Abläufe durch elektronische Unterschriften

Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie sollten natürlich auch Unterschriften digital erfolgen können. Digital unterzeichnete Dokumente haben einen schnelleren Durchlauf und beschleunigen damit Geschäftsprozesse erheblich.
Dieses Erweiterungsmodul integriert digitale Signaturen in den von Spider Contract organisierten Vertragsmanagement-Prozess.
Direkt aus Spider Contract heraus können Dokumente erzeugt werden, die für digitale Signaturen vorbereitet sind. Diese Dokumente können vom ersten Entwurf bis zum digital unterzeichneten Vertrag in Spider Contract abgelegt werden. Zusätzlich werden spezifische Urkunden abgelegt, die die Signatur des Vertrages verifizieren.
Integriert ist die Software Signaturit®. Dieser Signatur-Service* ist komplett in das tract Modul eingebunden. Anwender müssen keine fremden Portale nutzen, um Dokumente digital zu signieren.
Die Signatur selbst kann auch auf mobilen Endgeräten erfolgen.
Digital signierte Dokumente und Urkunden, die von Vertragspartnern kommen, die andere Signatur-Anbieter (z.B: DocuSign) nutzen, können ebenfalls professionell verwaltet werden.

NEU tract EVB-IT für Spider Contract Vertragsmanagement für Öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber nutzen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen, Systemen, Wartungen und Software einheitliche und standardisierte Verträge. Diese Vereinbarungen heißen EVB-IT-Verträge.
Das innovative Modul tract EVB-IT digitalisiert das Vertragsmanagement von der automatisierten Vertragserstellung, über die Ablage digitaler Dokumente bis zum Fristenmanagement und der Bewirtschaftung aller aktiven EVB-IT-Verträge. Dabei wird Teamwork unterstützt und gemeinsames Wissen zentral zur Verfügung gestellt.
Der integrierte und spezialisierte Vertragsgenerator erzeugt EVB-IT-Dokumente entsprechend der Vorlagen des Bundesministeriums des Inneren (BMI). Erzeugte Vertragsdokumente können individuell bearbeitet und in vorbereiteten Vertragsakten abgelegt werden.
Optionale Module, wie z.B. tract Workflow Plus und tract Finanzplan werden voll unterstützt

tract Dokument Engine für Spider Contract Smarter Umgang mit Dokumenten und OCR-Erkennung zur Textrecherche

Die tract Document Engine erleichtert den Umgang mit digitalen Dokumenten und bietet erweiterte Funktionen im Umgang mit PDF-Dokumenten. Die tract Document Engine macht aus Vertragsunterlagen digitale, durchsuchbare Dokumente und erleichtert die Erfassung vorhandener Dokumente zur Nutzung in Spider Contract.

Die tract Document Engine beinhaltet:

  • PDF/a Konverter: Der in der tract Document Engine integrierte PDF/a-Konverter ermöglicht Ihnen das nachträgliche Ändern von PDF-Dateien innerhalb von Spider Contract. Die Dateien werden mit einem Klick im archivsicheren Format neu abgelegt.
  • OCR-Erkennung: Die in der tract Document Engine integrierte OCR-Erkennung ermöglicht auf Knopfdruck eine nachträgliche Texterkennung von vorhandenen Dokumenten.
  • NEU Mail to Contract: Mit dieser Funktion können Dokumente per E-Mail direkt in eine Vertragsakte gesendet werden.

 INFO zum Document Uploader: Diese Funktion ist ab Spider 6.4.2 direkt in Spider Contract integriert und wird nicht mehr mit diesem Modul ausgeliefert.

Verträge aus Templates und Klauseln generieren

Verträge automatisiert erstellen spart Zeit und garantiert Qualität. Der integrierte Vertragsgenerator erstellt Dokumente auf Basis von Textvorlagen und Klauseln. Die Dokumente werden ergänzt durch Daten aus der digitalen Vertragsakte.

Verträge und Dokumente erzeugen Anwender auf Basis von Microsoft® Word® Vorlagen.  Der integrierte Dokumentengenerator ermöglicht die leichte Erstellung häufig benötigter Vertragsdokumente, Vertragskorrespondenz sowie weiterer vertragsrelevanter Dokumente. Die Textvorlagen können zentral, auch in mehreren Sprachen, qualitätsgesichert zur Verfügung gestellt werden. Der Dokumentengenerator verknüpft das selektierte Dokument mit den passenden Metadaten wie z.B. Anschrift, Laufzeit, Vertragsnummer und Kündigungstermin.