NEU: tract Erweiterungsmodule 4.0 für Spider Contract
Spider Contract gehört zu den marktführenden Verstragmanagement Softwareprodukten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Über 90% aller Kunden nutzen die smarten tract Erweiterungsmodule für Spider Contract.
Das sind die Innovationen der 4. Generation:
tract Enterprise Edition 4.0 (tEE 4.0)
- Benutzerführung mit Direktzugriff auf das Dashboard
- Performanceverbesserung
- Mandantensteuerung mit neuen Funktionen (Dashboard, Nummernkreise, AD-Integration)
- Dashboard mit tieferer Systemintegration für mehr Individual-Funktionen (Customizing in Widgets möglich)
- Mail-to-Contract mit mehr Funktionen. Versand von E-Mails direkt an eine oder mehrere Vertragsakten gleichzeitig oder Versand an Vertragspartner in Spider Contract.
- Document Engine – OCR Erkennung mit höheren Erkennungsraten
- Prozessakte 4.0 NEU jetzt in tEE 4.0 enthalten. Neue Funktionen:
- Prozesskosten Übersicht
- Prozesstermine
- Dashboard Integration
- Strukturiertes Dokumentenmanagement mit Terminbezug
tract Government Edition 4.0 (tGE 4.0)
- Sonderedition für Öffentliche Auftraggeber und Forschung & Lehre inkl. EVB-IT Verträge und Umsatzsteuer § 2b Prüfung für Verträge. Ansonsten gleicher, erweiterter Leistungsumfang wie die tract Enterprise Edition 4.0
- Diese Edition ist auch in einer Multimandanten-Provider-Version für öffentliche Rechenzentren verfügbar.
tract Workflow Plus 4.0
- Neue, komfortablere Benutzeroberfläche
- Erweitere Möglichkeiten der Prozessgestaltung
- Laufzeitüberwachung für Workflows
- Grafische Darstellung der Workflows ist detailreicher
- Automatikschritte möglich
- Tiefere Integration, z.B. zur digitalen Signatur
tract Finanzplan 4.0
- Budgets für mehrere Verträge (Ein Budget, mehrere Verträge)
- Übergreifende Budgets (Ein Haupt-Budget, dem mehrere Budgets zugeordnet sind)
- Zusätzliche Kontierungselemente (SAP – PSP-Elemente und Sachkonten)
- Zuordnung zu Buchungsbelegen (Siehe unten)
- Neues Objekt zur Verwaltung von Belegen (z.B. Rechnungen, Bestellungen usw.)
tract Digitale Signatur 4.0
- Signatur von Mehrfachdokumenten (DocuSign)
- Einstellbare Signaturreihenfolgen (DocuSign)
- Konfigurierbare Ablageorte für Dokumente in der Vertragsakte
- Automatischer Statuseintrag „Vertrag unterzeichnet“ konfigurierbar
tract Integration Plattform 4.0 (Bestandteil der tract Enterprise Edition)
- Schnittstellenmonitoring
- Eventtabellen für transparente Systemintegration
Ceyoniq Technology GmbH (Kyocera Group) übernimmt die tract GmbH
Mit Wirkung zum 3. Januar 2022 ist die Ceyoniq Technology GmbH (Kyocera Group) alleiniger Gesellschafter der tract GmbH.
Ceyoniq und tract verbindet eine langjährige Partnerschaft. Gemeinsame erfolgreiche Projekte haben zu einer vertrauensvollen Verbindung geführt.
Die Ceyoniq Technology GmbH ist Softwarehersteller für die Bereiche DMS, ECM & EIM und realisiert passgenaue und individuelle Lösungen für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen. Das Bielefelder Unternehmen mit weiteren Standorten in Hamburg und München ist Teil der internationalen Kyocera Document Solutions Inc. Kyocera beschäftigt weltweit über 70.000 Mitarbeiter.
Die im Jahr 2014 von Thomas Hübner und Dr. Angela Schremmer gegründete tract GmbH ist spezialisiert auf digitales Vertragsmanagement und die Umsetzung von Compliance-Vorgaben in Unternehmen. tract bietet Kunden in D/A/CH Vertragsmanagement Software, Organisationsberatung zum Thema Vertragsmanagement und Trainings inklusive Zertifizierung für Vertragsmanager an.
Die tract GmbH und Ceyoniq sind beide wirtschaftlich überdurchschnittlich erfolgreich und steigern Umsätze und Erträge stark.
Das bleibt
- Das erfolgreiche tract Team bleibt unverändert und wächst weiter.
- Die tract GmbH bleibt als eigenständiges Tochterunternehmen der Ceyoniq bestehen.
- tract Kunden werden weiterhin direkt betreut.
- Für Spider Contract wird tract weiter Innovationen und Erweiterungsmodule entwickeln.
- Hamburg bleibt die operative Heimat der tract GmbH.
- Thomas Hübner bleibt als Geschäftsführer für das operative Geschäft verantwortlich.
Das ändert sich
- Die tract GmbH bekommt einen neuen Gesellschafter.
- Oliver Kreth und Burkhard Rexin von der Ceyoniq Technology GmbH werden als zusätzlicher Geschäftsführer der tract GmbH berufen.
- Spider Contract TEE wird ab Anfang 2022 zusätzlich auch als Cloud Angebot und Software as a Service (SaaS) angeboten.
- In die Integration von Spider Contract und nscale (Ceyoniq) wird deutlich intensiviert.
BSI Sicherheitswarnung – Log4j
Das deutsche Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat eine BSI-Cyber-Sicherheitswarnung herausgegeben. Die Sicherheitsinformation wurde auf ROT gesetzt. Das ist die höchste Warnstufe. Es geht um die Java Komponente Log4j. Hier ist der Link zur BSI .
Information für unsere Spider Contract Kunden:
Diese Komponente ist in dem Erweiterungsmodul tract Super Search enthalten. Die Super Search ist auch Teil der tract Enterprise Edition.
Sicherheitseinschätzung:
Spider Contract wird in professionell geschützten Rechenzentren bei unseren Kunden betrieben. Die Spider Contract Server sind damit durch Firewalls und weitere Security-Maßnahmen geschützt. Ein direkter Zugriff aus dem Internet sollte daher aktuell unwahrscheinlich sein.
WICHTIG – Zusätzliche Sicherheitseinstellungen:
Wir haben die rote BSI Warnstufe zum Anlass genommen, sofort Maßnahmen einzuleiten. Um die Schwachstelle in der Java Komponente Log4j zu eliminieren, stellen wir ab sofort eine Lösung für die tract Super Search zur Verfügung. Diese Lösung kann durch Ihre Administratoren direkt durchgeführt werden. Die benötigten Informationen finden Sie in der Anlage. Alternativ unterstützen wir Sie bei der Umsetzung. Für diesen Service entstehen für tract Kunden keine zusätzlichen Kosten.
Auch wenn Ihre Spider Contract Server in geschützten Rechenzentren betrieben werden, handeln Sie bitte sofort.
Mit einem Klick zum Transparenzreport
Häufig müssen Pharmaunternehmen jährlich tausende länderübergreifende Buchungen für ihre Transparenzreports zusammenstellen und veröffentlichen. Dieses Datensammeln aus vielen verschiedenen Quellen ist oft mühsam und zeitaufwändig. Wie das dank Digitalisierung viel einfacher geht, und warum Kunden diese neue Lösung schätzen, zeigt dieses Beispiel.
Compliance- & Vertrags-Management kombiniert
Die Firma Lundbeck, ein global tätiges Pharmaunternehmen mit über 5.000 Mitarbeitern und einen Umsatz von ca. 2 Mrd. Euro nutzt crossfunktional bereits das Vertragsmanagement-Tool Spider Contract te. Jetzt hat das Unternehmen auch eine Compliance-Management-Lösung mit intelligentem Matrix-Berechtigungskonzeptes speziell für die D-A-CH-Region integriert. Das spart viel Zeit und Geld. Die jährlichen Transparenzreports, in denen die geldwerten Leistungen an Ärzte, andere Angehörige der Fachkreise sowie medizinische Organisationen und Einrichtungen offengelegt werden, lassen sich jetzt in der D-A-CH-Region pro Land auf Knopfdruck ausgeben. Länder und Geschäftseinheiten können getrennt ausgewertet werden, ein komplexes Rollen- und Rechtesystem macht dies möglich und entlastet das Unternehmen erheblich:
- Zwei compliance-relevante Geschäftsprozesse werden nun mit einem System bearbeitet.
- Auch im länderübergreifenden Datenmanagement sind nun schnelle Freigabeprozesse möglich.
- Berechtigte haben jederzeit Zugriff auf die zentral gespeicherten Daten und Dokumente.
- Datenänderungen werden in einem unveränderbaren Logfile revisionssicher dokumentiert.
- Daten lassen sich als Excel-Tabelle für den Transparenzreport exportieren und so auch einfach für die Erstellung von Serienbriefen an die Ärzte bzw. andere medizinische Fachkreise nutzen.
Das bei Lundbeck eingeführte, digitalisierte Compliance-Management unterstützt das Dokumentations- und das Transparenzprinzip. Die bestehende Softwarelösung Spider Contract für professionelles Vertragsmanagement wurde mit einem Compliance-Modul der tract GmbH erweitert. Andere, interessante Erweiterungsmodule können das Management von Workflows, digitaler Signatur, Finanzplanung und Ergonomie unterstützen (2,3). Eine detaillierte Darstellung zur Einführung der Softwarelösung beim Kunden Lundbeck liefert der Case-Report (4).
Digitaler Transparenzreport – Deutliche Alltagserleichterung für Pharmakunden
„Die Zusammenarbeit mit tract ist professionell, menschlich und locker. Unsere Ideen und Vorgaben werden schnell und im Budget in smarte Lösungen umgesetzt.“
Markus Subei, Head of Business Intelligence and Sales Administration, Lundbeck GmbH
„Wir bekommen sehr positives Anwender-Feedback zum klaren Bedienkonzept des Tools, neue Anwender können leicht von uns trainiert werden“
Melanie Krug, Assistant BISA and Compliance Business Intelligence, Lundbeck GmbH
tract Newsletter 1 – 2020
Wir sind auch in Zeiten der Pandemie zu 100% für Sie da. Unseren Mitarbeitern haben wir die Home-Offices mit hochwertigen IT-Arbeitsplätzen ausgestattet. Aktuell vermeiden wir möglichst Geschäftsreisen und nutzen unsere digitalen Fähigkeiten für sichere remote Dienstleistungen und für die Abstimmung mit Kunden. Das Vertragsmanagement Training, welches für Ende April in München geplant war, werden wir voraussichtlich Ende Juni durchführen.
Auch viele Mitarbeiter unserer Kunden arbeiten jetzt im Home-Office und sind froh, dass sie den Vertragsmanagement-Prozess in den letzten Jahren digitalisiert haben.
Das Feedback unserer Kunden zu den neuen, im letzten Jahr vorgestellten, Erweiterungsmodulen ist hervorragend. Zahlreiche neue Kunden haben sich für uns und für Spider Contract entschieden.
Die tract GmbH hat einen Umsatzsprung von über 40% realisiert und den Ertrag entsprechend gesteigert. Für Sie investieren wir weiter in neue Produkte und Services. Deswegen erweitern wir unser Team in Hamburg ab April.
Frisch überarbeitet sind die Webseiten www.tract.de und www.spider-contract.de mit allen Informationen zu Software, Services und Terminen. Ab Anfang April werden beide Webseiten zusätzlich englischsprachige Informationen enthalten.
Die Planungen für den Contractday 2020 haben begonnen. Den voraussichtlichen Termin und weitere Informationen finden Sie unter www.tract.de/aktuelles .
Eine wichtige Information für alle Kunden mit Spider Contract 6.3.: Der technische Support durch den Hersteller endet am 30. Juni 2020. Dafür haben wir für Sie im Mai und Juni limitierte Kapazitäten reserviert, um Ihr System zu modernisieren.
Nutzen Sie die aktuelle Situation als Chance, um Vertragsmanagement-Prozesse weiter zu digitalisieren und vorhandene Systeme zu modernisieren. Wir sind für Sie da.
Ihnen wünschen wir, dass Sie gut durch diese Zeit kommen!
Thomas Hübner Dr. Angela Schremmer
Tract GmbH
Contractday 2020 / 2021
Der nächste Contractday war für den 5. und 6 November 2020 geplant. Wir verschieben die Veranstaltung Corona bedingt auf das Frühjahr 2021. Der genaue Termin wird im Februar bekannt gegeben.
Die jährliche Kundenveranstaltung wird wieder in Hamburg stattfinden. Diese Inhalte bereiten wir für Sie vor:
- Contract Analytics – Einsatz von künstlicher Intelligenz im Vertragsmanagement
- E-Procurement und Vertragsmanagement als integrierter Prozess
- Vertragsarchivierung: Gesetzliche Anforderungen und Technologie
- Vorstellung von zwei Kundenprojekten
- Spider Contract 6.5 und die neuen Funktionen
- Vorstellung der tract Edition 3.0
NEU tract Super Search für Spider Contract
Suchkomfort für Vertragsdaten
Die tract Super Search ist eine umfangreiche Suchfunktion innerhalb der Vertragsdaten und Vertragsdokumente. Das Besondere ist, dass die Super Search die Rollen und Rechte in der Spider Contract-tract Edition berücksichtigt.
Die tract Edition für Spider Contract ist die technische Voraussetzung für dieses Erweiterungsmodul.
Beispiel: Ein Anwender sucht nach dem Begriff „Spider“. Als Trefferliste kommt:
- Ein Link zum Spider Rahmenvertrag
- Ein Link zum Spider Lizenzvertrag
- Ein Link zum Spider Wartungsvertrag
- Ein Link zum Vertragspartner Spider LCM GmbH
- Mehrere Links zu durchsuchbaren Dokumenten, in denen das Wort „Spider“ vorkommt
Wichtig: Der Anwender bekommt keinen Link zu Verträgen, in denen das Wort „Spider“ vorkommt, für die er keine Berechtigung besitzt.
Super Search verbessert den Bedienkomfort von Spider Contract erheblich. Vertragsdaten werden schnell und übersichtlich gefunden. Die Vertraulichkeit bleibt erhalten.
*Digitale Signaturen sind Services, die im Hintergrund einen zertifizierten Dienstleister benötigen. Wir haben aus Gründen der Datensicherheit den Europäischen Anbieter Signaturit ausgewählt, der europäischen Datenschutzanforderungen genügt. Signaturit ist ein Unternehmen mit dem Hauptsitz in Barcelona. Durch die Nutzung von digitalen Signaturen entstehen zusätzliche Kosten. Diese Kosten werden im Regelfall durch wegfallende Kosten für Porto und Versand-Handling, vermiedenen Medienbruch und eine höhere Geschwindigkeit überkompensiert.
NEU tract Digitale Signatur für Spider Contract Schnelle Abläufe durch elektronische Unterschriften
Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie sollten natürlich auch Unterschriften digital erfolgen können. Digital unterzeichnete Dokumente haben einen schnelleren Durchlauf und beschleunigen damit Geschäftsprozesse erheblich.
Dieses Erweiterungsmodul integriert digitale Signaturen in den von Spider Contract organisierten Vertragsmanagement-Prozess.
Direkt aus Spider Contract heraus können Dokumente erzeugt werden, die für digitale Signaturen vorbereitet sind. Diese Dokumente können vom ersten Entwurf bis zum digital unterzeichneten Vertrag in Spider Contract abgelegt werden. Zusätzlich werden spezifische Urkunden abgelegt, die die Signatur des Vertrages verifizieren.
Integriert ist die Software Signaturit®. Dieser Signatur-Service* ist komplett in das tract Modul eingebunden. Anwender müssen keine fremden Portale nutzen, um Dokumente digital zu signieren.
Die Signatur selbst kann auch auf mobilen Endgeräten erfolgen.
Digital signierte Dokumente und Urkunden, die von Vertragspartnern kommen, die andere Signatur-Anbieter (z.B: DocuSign) nutzen, können ebenfalls professionell verwaltet werden.
NEU tract EVB-IT für Spider Contract Vertragsmanagement für Öffentliche Auftraggeber
Öffentliche Auftraggeber nutzen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen, Systemen, Wartungen und Software einheitliche und standardisierte Verträge. Diese Vereinbarungen heißen EVB-IT-Verträge.
Das innovative Modul tract EVB-IT digitalisiert das Vertragsmanagement von der automatisierten Vertragserstellung, über die Ablage digitaler Dokumente bis zum Fristenmanagement und der Bewirtschaftung aller aktiven EVB-IT-Verträge. Dabei wird Teamwork unterstützt und gemeinsames Wissen zentral zur Verfügung gestellt.
Der integrierte und spezialisierte Vertragsgenerator erzeugt EVB-IT-Dokumente entsprechend der Vorlagen des Bundesministeriums des Inneren (BMI). Erzeugte Vertragsdokumente können individuell bearbeitet und in vorbereiteten Vertragsakten abgelegt werden.
Optionale Module, wie z.B. tract Workflow Plus und tract Finanzplan werden voll unterstützt
tract Dokument Engine für Spider Contract Smarter Umgang mit Dokumenten und OCR-Erkennung zur Textrecherche
Die tract Document Engine erleichtert den Umgang mit digitalen Dokumenten und bietet erweiterte Funktionen im Umgang mit PDF-Dokumenten. Die tract Document Engine macht aus Vertragsunterlagen digitale, durchsuchbare Dokumente und erleichtert die Erfassung vorhandener Dokumente zur Nutzung in Spider Contract.
Die tract Document Engine beinhaltet:
- PDF/a Konverter: Der in der tract Document Engine integrierte PDF/a-Konverter ermöglicht Ihnen das nachträgliche Ändern von PDF-Dateien innerhalb von Spider Contract. Die Dateien werden mit einem Klick im archivsicheren Format neu abgelegt.
- OCR-Erkennung: Die in der tract Document Engine integrierte OCR-Erkennung ermöglicht auf Knopfdruck eine nachträgliche Texterkennung von vorhandenen Dokumenten.
- NEU Mail to Contract: Mit dieser Funktion können Dokumente per E-Mail direkt in eine Vertragsakte gesendet werden.
INFO zum Document Uploader: Diese Funktion ist ab Spider 6.4.2 direkt in Spider Contract integriert und wird nicht mehr mit diesem Modul ausgeliefert.
Verträge aus Templates und Klauseln generieren
Verträge automatisiert erstellen spart Zeit und garantiert Qualität. Der integrierte Vertragsgenerator erstellt Dokumente auf Basis von Textvorlagen und Klauseln. Die Dokumente werden ergänzt durch Daten aus der digitalen Vertragsakte.
Verträge und Dokumente erzeugen Anwender auf Basis von Microsoft® Word® Vorlagen. Der integrierte Dokumentengenerator ermöglicht die leichte Erstellung häufig benötigter Vertragsdokumente, Vertragskorrespondenz sowie weiterer vertragsrelevanter Dokumente. Die Textvorlagen können zentral, auch in mehreren Sprachen, qualitätsgesichert zur Verfügung gestellt werden. Der Dokumentengenerator verknüpft das selektierte Dokument mit den passenden Metadaten wie z.B. Anschrift, Laufzeit, Vertragsnummer und Kündigungstermin.
